Ověřování veřejných listin
Co je veřejná listina
Veřejná listina (instrumenta publica) je listinou, kterou vydal nebo ověřil orgán veřejné moci České republiky, úřední potvrzení, rozhodnutí soudů, osvědčení či potvrzení vydané orgány veřejné moci. Veřejnou listinou označujeme také listinu, která byla prohlášena zákonem.
Je tedy jedním z projevů moci veřejné sui generis, která veřejnou listinu vybaví veřejnou vírou v její obsah a pravost. Institut veřejné listiny je regulován z pohledu České republiky právem národním, mezinárodním právem soukromým a procesním, mezinárodními smlouvami a právem Evropské unie.
Uznání veřejné listiny
Má-li být v cizím státě uznána veřejná listina, kterou vydal nebo ověřil v rámci své pravomoci a působnosti veřejný orgán České republiky, nebo která byla před ním podepsána, je ve většině států nutné, aby tato listina byla tzv. legalizována.
Výjimky z povinnosti legalizace vyplývají z Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin – „Úmluva o Apostile“ a z některých dvoustranných mezinárodních smluv o právní pomoci či přímo použitelných právních předpisů Evropské unie.
Smyslem legalizace a apostily je věrohodně prokázat skutečnost, že listina byla vydána nebo ověřena určitým justičním nebo správním orgánem České republiky nebo byla před ním podepsána.
Ověřování veřejných listin
Pro zjednodušení procedury legalizace dokumentů byla v nizozemském Haagu 5.října 1961 podepsána Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin. Pro Českou republiku vstoupila Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (tzv. Haagská úmluva, či Úmluva o Apostile) v platnost dne 16. 3. 1999 a vyšla pod číslem 45/1999 Sb. Oficiální české dokumenty určené k předložení úřadům státu, jenž je členem Haagské úmluvy, se ověřují pomocí speciální doložky, tzv. „apostille“ Apostila je zvláštní doložka předepsaného formátu a znění, která potvrzuje pravost podpisu, pečeti nebo razítka.
Podle zákona č. 97/1963 Sb. o mezinárodním právu soukromém a procesním, dále „ZMPS“ v souladu s ustanovením § 62 připojí ministerstvo na žádost účastníka své vyšší ověření. Novelizace zákona o mezinárodním právu soukromém č. 91/2012 Sb., odráží praxi a současně zakazuje legalizaci prostých kopií § 109. Na podkladě starého zákona stanoveného v § 62 o ověřování veřejných listin postupy moc nevyjasňuje.
Možnosti ověření veřejné listiny
1. Ověření veřejné listiny notářem
Notář má pravomoc podepisovat a vyhotovovat veřejné listiny. Notář je státem pověřenou osobou, které splňuje předepsané předpoklady a dodává listinám veřejnou víru. Nejen ryze formálně, dodržením všech předepsaných náležitostí listiny, ale také preventivní kontrolou její platnosti. Jistotě ohledně posuzování veřejných listin nepomáhá ani porovnaní s právem komunitárním, které používá pojmu „úřední listiny“, kterými jsou osvědčovány právně významné skutečnosti.
Listiny od notářských úřadů lze ověřit pouze v případě, že jsou podepsány (podle § 23 písm. a) a c) NŘ
(i) notářem, nebo
(ii) notářským kandidátem, který byl ustanoven zástupcem notáře, nebo
(iii) notářským kandidátem, který byl notářem pověřen k provádění legalizace a vidimace ve vztahu k cizině.
Vyšší ověření listiny následně na Notářské komoře ČR.
2. Ověření veřejné listiny advokátem
Advokát z podstaty své profese a z litery zákona jedná v zájmu klienta, může vytvářet určité právní kličky a prosazovat zájem klienta.
Řídí se ustanovením zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, a institutem prohlášení advokáta o pravosti podpisu v souladu s § 25a citovaného zákona. Podle ustanovení tohoto paragrafu lze bez dalšího průzkumu označit za veřejnou listinu. Vyšší ověření listiny následně na České advokátní komoře.
3. Možnosti ověření listin určených do zahraničí
(i) režim automatické použitelnosti, znamená to, že veřejná listina vydaná na území jednoho státu může být předložena na území dalšího státu bez ověření a má stejné postavení v zemi předložení jako měla v tuzemsku. Mezi Českou republikou a danou zemi je uzavřena bilaterální smlouva o právní pomoci.
(ii) režim apostilace, zde je země smluvním státem Haagské Úmluvy.Pro zjednodušení procedury legalizace dokumentů byla v nizozemském Haagu 5.října 1961 podepsána Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin. Pro Českou republiku vstoupila Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (tzv. Haagská úmluva, či Úmluva o Apostile) v platnost dne 16. 3. 1999 a vyšla pod číslem 45/1999 Sb.
(iii) režim vyššího soudního ověření (superlegalizace), tímto režimem je postupováno tehdy, pokud mezi dvěma státy není signifikována mezinárodní smlouva, ani nejsou signatáři Úmluvy (viz není zaveden ani jeden z bodů nástrojů add (i) a add (ii).
Víte, jaké ověření potřebujete?
Vyberte zemi, ve které byl dokument vydán, a zemi, ve které jej chcete použít. Zobrazí se přehled možných způsobů ověření a případné výjimky. Konkrétní postup závisí také na typu dokumentu a účelu jeho použití.
Uznávání zahraničních rozhodnutí v České republice
U zahraničních soudních a jiných rozhodnutí může být vedle ověření listiny potřeba řešit také jejich uznání v České republice. Samotná apostila nebo superlegalizace případné řízení o uznání nenahrazuje.
Postup závisí na druhu rozhodnutí, zemi původu a použitelných předpisech Evropské unie, mezinárodních smlouvách nebo českém právu. Některá rozhodnutí se uznávají automaticky, u jiných je nutné samostatné řízení. To se může týkat například zahraničního rozsudku o rozvodu.
Jaké dokumenty vyřizujeme
Apostilu i superlegalizaci vám pomůžeme vystavit na většinu veřejných listin běžného života:
Firemní a daňové dokumenty
Osobní a rodinné doklady
Potřebujete pomoci s ověřením veřejných listin?
Potřebujete apostilu nebo superlegalizaci? Napište nám nebo zavolejte. Projdeme s vámi celý proces a doporučíme vhodný postup. K vyřízení přijímáme pouze originály veřejných listin.
Mgr. Jana Švihlová, LL.M.
Konzultace, rady, doporučení, zeptejte se nás.